數字檔案室的安全體系需要構建其應用系統的三員管理模式，也就是要清晰界定系統管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔負的職責，并且切實依據該制度執行到位。與此同時，要依據三員管理模式，給數字檔案室應用系統規劃、落實完備的用戶權限分配與管控功能，以此確保數字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外，數字檔案室的應用系統得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要，還可按需配備防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業務審計軟件等用于安全管理的工具，以此維護系統安全，守護數字檔案資源。 從庫房提取需數字化加工檔案原件，寫出入庫登記表。檔案案卷量進行劃分，妥善存放以確保紙質檔案的安全。公司數字檔案管理系統

電子書資料

“電子書資料”模塊用于對外展示單位的電子書，包含：年鑒、志書、檔案展報、期刊雜志等任何形式的出版物。電子書顯示完全復制實體紙質書排版以及格式，手動觸摸手機屏或者終端大屏即可實現翻頁效果，增強了用戶閱讀體驗。

圖文資料

“圖文資料”模塊用于展示單位的圖片信息。包含：歷史圖片、畫冊、海報、宣傳頁等圖片信息，展示圖片的同時還支持為圖片配上對應的文字說明，便于閱覽者瀏覽和理解。

音視頻資料

“音視頻資料”用于對外展示單位的多媒體音視頻等信息。系統內嵌音視頻播放插件，可直接在手機端或終端設備上在線播放，可靈活控制播放音量、顯示大小、暫停快進等操作。

專題

“專題”模塊用于展示單位的專題信息。由圖片，電子書、音視頻等單一材料經過后臺編研形成專題發布至前臺，專題材料在瀏覽時系統默認資料時間從前到后瀏覽，以時間軸的方式顯示在展示端形象生動，有利于閱讀者理解專題信息追溯整個專題歷史。

搜索

“搜索”模塊主要方便閱讀者通過手機端或者終端設備快速檢索需要查看的信息，檢索范圍包含管理庫全庫資料信息。搜索結果出來后會自動按照類型分類方便檢索查看。 陜西公司數字檔案合格數據需依數字化工作方案及時移交，并完成相應的交接手續。

電子文件歸檔系統具有數據自動檢測功能，可對各類業務系統對接過來的數字檔案數據進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面。篩選出不合規范的數據，防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統歸檔。同時支持對異常數據進行在線修正，提高了檔案管理系統中數據的規范性和標準一致性。

電子文件歸檔系統配備專業的售后服務團隊，支持通過遠程服務以及現場服務的方式協助用戶使用產品、培訓產品，為用戶提供專業的售后保障。

檔案遠程服務利用系統有著即時推送消息的設置，能讓用戶隨時知曉業務的進程，方便取用數字檔案。系統推送的消息，會依據各個業務當下處于的階段以及狀態的更迭，即刻給出回應，好讓用戶及時明晰業務的近況。說到可信驗證，它有防止他人不認賬、杜絕文件被私自改動的作用，能在線甄別電子簽名文件究竟是真還是假、有無實際效用。檔案館負責相關事務的人員，把申辦結果里的電子文件在線蓋好章、簽好字后，發給用戶前臺，用戶便可利用平臺專設的可信驗證入口，針對已簽字的電子文件展開線上核對，查看是不是由檔案館機構所簽、簽字時間為何時，還有文件有沒有被改動，由此判定電子文件的真實性與合法性。并且，這種驗證形式和上海市“一網通辦”平臺的驗證途徑、結果都是一樣的，能讓用戶安心享用檔案服務。 管理工作的目的在于保障檔案安全，提升數字化成果質量，并提高工作效率。

數字檔案如何確保管理的有效性和高效性？

一、確保管理有效性的措施

1、加強電子文件積累與歸檔：加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監督與指導，確保各部門產生的有保存價值的電子文件齊全、完整、有效。建立健全電子文件歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，確保電子文件按時、按質、按量歸檔。

2、完善數字檔案存儲體系：利用大容量存儲介質，如硬盤、云存儲等，建立安全可靠的數字檔案存儲體系。對存儲的數字檔案進行定期備份，確保數據安全。

3、強化數字檔案業務管理：建立健全數字檔案業務管理制度，包括數字檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用等各個環節的管理規定。加強數字檔案業務流程的標準化、規范化建設，提高工作效率。

4、保障數字檔案信息安全：采取有效的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、設置防火墻、限制訪問權限等，防止數字檔案被非法訪問、篡改或刪除。定期對數字檔案進行安全檢查，及時發現并消除安全隱患。 驗收需確認目錄數據與數字圖像掛接的準確性。陜西公司數字檔案

根據檔案入庫規定處理并清點紙質檔案，同時完成檔案入庫的相關手續。公司數字檔案管理系統

    數字檔案室應用系統宛如一位智能管家，打理電子文件事務。它具備多元接收采集模式，在線離線隨心切換，自動、半自動靈活運用，精細捕獲不同環境產出且整理完畢的各門類電子文件及其元數據。系統還會細致登記歸檔電子文件，借助計算機文件名、元數據等關鍵“紐帶”，搭建起二者穩固關聯，讓檔案查詢、調用有跡可循。聚焦文書類電子文件，接收采集盡顯。辦公自動化等業務系統生成的文書類電子文件及其元數據，系統能自動識別、接收并登記在冊。同時，各職能部門散落的非公文類電子文件也難逃它的“法眼”，統統被采集而來，按類有序存放電子文件及其組件，保證同一事由的往來文件完整無缺、相互呼應，為后續檔案利用夯實基礎，極大提升檔案管理效能。 公司數字檔案管理系統